Effiziente HR-Automatisierung und Datenanalysen bei CCT Elektro AG

Die CCT Elektro AG ist ein schweizweit anerkanntes Unternehmen mit Sitz in Glattbrugg, spezialisiert auf Elektroinstallationen, Service & Unterhalt sowie E-Mobility. Seit ihrer Gründung im Jahr 1997 hat sich die Firma zu einem führenden Anbieter in der Elektrotechnik entwickelt, der sowohl private als auch gewerbliche Kunden mit intelligenten und zuverlässigen Lösungen bedient. Mit einem engagierten Team setzt die CCT Elektro AG auf Qualität, Innovation und Kundenzufriedenheit.

Ausgangslage und Herausforderung

In der CCT Elektro AG bereitet die HR-Leiterin monatlich den Lohnlauf vor. Dabei nutzt sie ein Excel-Template, das sie manuell mit den benötigten Informationen für jeden Mitarbeitenden befüllt.

Alle erforderlichen Informationen müssen aktuell aus der Monatsübersicht des ERP-Systems von der Schoch Informatik abgerufen werden, was einen hohen manuellen Aufwand bedeutet. Dieser Prozess nimmt pro Monat etwa 10 % ihres Pensums in Anspruch. Die manuelle Eingabe ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig, da viele Daten manuell überprüft und übertragen werden müssen.

Die Herausforderung besteht darin, diesen wiederkehrenden Prozess effizienter zu gestalten und die HR-Leiterin zu entlasten, sodass mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben und Personalbetreuung zur Verfügung steht.

Für die Umsetzung dieser spannenden Herausforderung hat die Recca Consulting GmbH die Coorpix AG als Partner beigezogen.

Ziel der Lösung

Das Hauptziel der Lösung ist es, den monatlichen Lohnlauf-Prozess effizienter zu gestalten, indem das bisher manuell befüllte Template automatisiert wird. Statt die benötigten Daten mühsam aus dem ERP-System abzurufen, soll die Vorlage für den Lohnlauf direkt aus einer zentralen Power BI-Lösung generiert werden können. Dadurch wird die HR-Leiterin erheblich entlastet, und der gesamte Prozess wird schneller und weniger fehleranfällig.

Zusätzlich soll eine übersichtliche Darstellung der relevanten Mitarbeiterkennzahlen in Power BI entwickelt werden.

Mit dieser Lösung wird nicht nur der Lohnlauf-Prozess automatisiert, sondern es entsteht auch eine wertvolle Grundlage für strategische Personalentscheidungen und eine optimierte Übersicht der Mitarbeiterkennzahlen.

„Die Zusammenarbeit mit Recca Consulting und Coorpix hat meinen Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Der manuelle Prozess beim Lohnlauf wurde automatisiert, sodass ich mehr Zeit habe, mich um das Personal und ihre Anliegen zu kümmern. Das übersichtliche Dashboard gibt mir zudem klare Einblicke über Spesen, Überstundensaldi und vieles mehr. Recca Consulting und Coorpix haben mich mit ihrer hohen Kompetenz überzeugt – eine Partnerschaft, die Zukunft schafft.“

Marlene Brunner
HR-Leiterin, CCT Elektro AG

Die Lösung

Das manuell befüllte Excel-Template für den Lohnlauf wird nun direkt mit der Coorpix Data und KI-Plattform generiert. Alle notwendigen Informationen werden automatisch aus dem Schoch ERP-System übernommen. Dadurch wird die bisherige Bearbeitungszeit erheblich reduziert, und Fehler durch manuelle Eingaben werden vermieden.

Ergänzend dazu haben wir eine zentrale Übersicht in Power BI erstellt, die es ermöglicht, wichtige Kennzahlen für jeden Mitarbeitenden übersichtlich darzustellen und nach Bedarf zu filtern. Diese Übersicht enthält unter anderem:

• Feriensaldo: Ein Verlauf, der zeigt, ob der Mitarbeitende Ferien abbaut oder ansammelt.
• Überstundensaldo: Ein Verlauf, der Mitarbeitende mit übermässig hohen Überstunden identifiziert.
• Spesen: Ein monatlicher Verlauf der Spesen, um diese besser nachzuvollziehen und zu analysieren.
• Mittagspauschale: Angezeigt als Zahl sowie als Gesamtsumme pro Monat, um die Verteilung und Nutzung der Pauschalen im Zeitverlauf zu erkennen.
• Krankheitstage: Eine monatliche Übersicht der Krankheitstage, um Trends zu erkennen und präventive Massnahmen zu unterstützen.
• Unfalltage: Ein Überblick über die Unfalltage, um Entwicklungen zu überwachen und die Arbeitssicherheit zu verbessern.
• Vorholzeitsaldo: Ein Verlauf des Vorholzeitsaldos, um Mitarbeitende mit erhöhtem Vorholbedarf zu identifizieren und deren Arbeitszeiten besser zu planen

Die Ergebnisse

• Zeitersparnis: Der monatliche Aufwand für die Erstellung des Lohnlaufs wurde von 10% des Pensums wenige Minuten reduziert. Dadurch kann die HR-Leiterin ihre Zeit für die Betreuung der Mitarbeitenden einsetzen, was den grössten Mehrwert darstellt.
• Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung der Datenübernahme aus dem ERP-System werden Fehler durch manuelle Eingaben nahezu vollständig eliminiert, was die Prozesssicherheit deutlich erhöht.
• Zentrale Übersicht der KPIs: Power BI bietet eine umfassende, visuelle Darstellung aller relevanten Mitarbeiterkennzahlen, die jederzeit verfügbar ist und nach Mitarbeitenden gefiltert werden kann. Dies ermöglicht einen präzisen Überblick über Überstunden, Feriensalden, Spesen und weitere wichtige Datenpunkte.

Durch diese massgeschneiderte Lösung konnte die CCT Elektro AG nicht nur ihren Lohnlaufprozess effizienter gestalten, sondern auch wertvolle Einblicke in die Arbeits- und Ressourcennutzung ihrer Mitarbeitenden gewinnen.

Die Kombination aus Automatisierung und datengetriebenen Analysen hebt die Effizienz und Entscheidungsqualität im Personalmanagement auf ein neues Niveau.

Weiterentwicklung

Nach der erfolgreichen Automatisierung des Lohnlaufs und der Einführung der Mitarbeiter-Kennzahlenübersicht arbeitet die CCT Elektro AG gemeinsam mit der Recca Consulting GmbH und der Coorpix AG an der nächsten Lösung: einer automatischen Projektauswertung. Diese soll nicht nur Einblicke in die Rentabilität, sondern auch in den Status der Projekte bieten.

Mit Echtzeitanalysen zu Umsatz, Kosten, Fortschritt und Projektstatus wird die Transparenz in der Projektabwicklung erheblich gesteigert. Dabei können kritische Fragen wie „Sind wir on track?“ oder „Gibt es Verzögerungen?“ frühzeitig beantwortet werden.

Diese Erkenntnisse schaffen eine fundierte Entscheidungsgrundlage und ermöglichen rechtzeitige Massnahmen zur Optimierung.

Damit setzt die CCT Elektro AG einen weiteren Schritt in Richtung datengetriebenes Arbeiten und Digitalen Transformation